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Mobilidade

Mobilidade

Já pensou como vai ser a circulação no seu evento?

Um assunto que, na minha opinião, ninguém dá atenção devida é a mobilidade do staff, legislação sobre saídas de emergência e convidados com necessidade específicas. Tudo isso eu penso como um mesmo problema: MOBILIDADE NO EVENTO.

Comecei a pensar nisso em uma festa de 15 anos em que o cliente contratou violino e piano e alugou o piano eletrônico (Aquele que é um móvel idêntico a um piano meia cauda, com um teclado eletrônico embutido. Mais informações AQUI). O piano foi montado em um palco, ao lado da cabine do Dj. Foi lindo: a organização perfeita, iluminação e, modéstia à parte, os músicos fizeram um show.

Terminou nossa apresentação, juntamos as coisas e o piano… não podia ser retirado antes do final da festa pois o posicionamento impedia uma movimentação que não atrapalhasse a festa. O fornecedor esperou até às 5h da manhã para desmontar e retirar o piano.

Foi falta de planejamento. Nem eu, nem a organizadora, nem a decoradora, nem o fornecedor pensamos nisso.

É muito comum em cerimônia de casamento em que os noivos fazem questão que os músicos fiquem ao lado do altar ou do púlpito. Às vezes a quantidade de padrinhos é tão grande que os músicos ficam escondido atrás deles. Isso dificulta a comunicação dos músicos com o staff do organizador e complica muito o momento de iniciar, parar e trocar de música.

Música ao vivo tem esta característica: é um momento único, completamente adaptado. O músico e o staff precisam estar em contato o tempo todo. Às vezes a noiva atrasa um pouco, as crianças birram, o cachorro foge… tem um monte de coisas que podem atrasar ou adiantar uma entrada no momento da cerimônia e os músicos e o staff precisam estar conectados com tudo isso para fazer a performance perfeita.

Às vezes somos contratados para tocar por três horas em eventos, tanto corporativos quanto sociais, e os músicos ficam posicionados de forma que não podem sair para ir ao banheiro, os garçons não conseguem acessar para trazer água… e ali ficam por três, quatro horas. No início do ano tocamos em uma formatura que o músico ficava nas coxias atrás da mesa de honra e só tinha acesso ao palco passando ao lado dos professores e homenageados. Na música de encerramento todos levantaram, os alunos cercaram a mesa e… o músico ficou ilhado, tendo que ultrapassar uma barreira de pessoas pra conseguir chegar ao microfone para a performance final que tinha que ser retumbante.

Outro dia fizemos um evento com várias pessoas com problema de mobilidade e na porta de entrada tinha uma imagem da Virgem Maria enorme debaixo de uma pérgola (lindo, lindo!), forçando todos a se esgueirar para entrar no salão principal. Fiquei imaginando… e se por qualquer razão precisássemos sair às pressas?

Dei este monte de exemplos só para ilustrar minha tese: quando for fazer um evento, pense na mobilidade. Quanto maior o evento, maior deve ser a preocupação com isso. Tem parte do staff que precisa circular o tempo todo, tem parte do staff que vai e vem, como os músicos, o celebrante, as atrações de depois do jantar. Limpeza, garçons, fotógrafos, filmagem, músicos, celebrante, Dj… todos estes profissionais tem necessidades específicas de mobilidade que precisa ser pensada. Tem também s questões técnicas e legais como mobilidade para pessoas com necessidades específicas e PPCI, autorização de bombeiros…

Um evento bem organizado precisa de um profissional capacitado que faça o levantamento das possibilidades do local e planeje junto com a decoração, o cerimonial E COM O CLIENTE para contemplar sonhos, necessidades e possibilidades.

Um evento bem organizado precisa de música ao vivo feita por profissionais qualificados 😉

Chama a Camerata Accord!

Foto de Dionathan Santos em um evento ao ar livre na Caza Wilfrido, Gramado/RS. Organizado por Anielle Hermes.

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Eventos ao ar livre

Eventos ao ar livre

É uma tendência, é mágico, é tudo de bom

Tenho notado um aumento considerável na quantidade de eventos ao ar livre ou em espaços mistos, com áreas fechadas ou cobertas e jardins, mesmo em épocas e lugares mais frios como o inverno da Serra Gaúcha. Junto com esta tendência vem a dos eventos diurnos, que são charmosíssimos quando bem elaborados.

Acredito que isso seja uma reação à vida urbana, sempre tão corrida, tão atarefada, tão cheia de paredes, espaços pequenos e luz fluorecente branca. Nos momentos de celebração, de socialização e amizade procuramos o sol e a tranquilidade da natureza.

Mas a natureza nem sempre ajuda e aqui no Rio Grande do Sul o clima muda de uma hora pra outra. Eu tenho um amigo catarinense que diz que gaúcho não é habitante, é sobrevivente: tem épocas que a gente sai de casa numa linda manhã de verão, almoça no outono e volta pra casa numa noite de inverno horrível com temperaturas baixas, vento e chuva fina. Com isso, evento ao ar livre é SEMPRE um risco, perincipalmente em determinadas épocas do ano.

Então não vale a pena sonhar com um casamento ao ar livre? É dor de cabeça na certa?

Não, claro que não. Só tem que ser bem planejado. Abaixo algumas dicas para que o sonho não vire um pesadelo:

Primeiro: NUNCA faça uma festa sem um bom organizador, planner, cerimonialista, produtor… não importa o nome que se dê a esta atividade. Existem no mercado profissionais competentes para todos os bolsos e gostos e estes profissionais são fundamentais para o bom andamento da organização da sua festa, escolha de bons fornecedores e, no momento da festa, para garantir que tudo vai acontecer de acordo com o previsto, sem surpresas desagradáveis.

Em tempo: ANTES de contratar o profissional que vai organizar seu evento cheque antecedentes, procure pessoas que já tenham contratado os serviços, procure indicações, dê “um google” no nome da pessoa. Desconfie de “paraquedistas” que ontem eram de uma área e hoje acordaram organizadores e de valores muito abaixo do mercado. Às vezes por trás de um preço baixo se esconde um prejuízo financeiro e, talvez, um dano moral. Infelizmente como em todos os nichos de mercado, o de eventos tem também seus problemas. Isso vale para todos os fornecedores que serão contratados.

Voltando ao nosso assunto, preferencialmente contrate o profissional de confiança ANTES de contratar o local da festa e acredite se o seu organizador te disser que este ou aquele locais não são adequados ou que têm pontos preocupantes. Fazer festa parece fácil, mas não é. A quantidade de coisinhas que podem dar errado em um evento é enorme e um bom organizador estudou e é treinado para conhecer e/ou prever problemas.

No caso específico do fornecedor de música ao vivo, o grupo musical contratado precisa de orientação para tocar as músicas certas nos momentos corretos. Um bom organizador tem o cronograma todo definido e jogo de cintura para resolver os imprevistos que SEMPRE ocorrem.

Segundo: pense em seus convidados com carinho. Se o local não tem chão firme, avise, mande um bilhetinho junto com o convite sugerindo sapatos confortáveis e adequados. Pisar na areia, na grama, no barro, em pedra lisa com sandálias altíssimas, sapatos masculinos finos, solados de couro… pode ser uma experiência ruim que pode causar acidentes, sujar ou deixar seu convidado de mau humor e estragar a sua festa.
Para os cantores e instrumentistas, um bom local para se acomodar é fundamental. Não dá pra tocar na chuva, nem com a cadeira inclinada, escorregando ou afundando… nem com os pés na água. Isso só funciona em foto de capa de disco e nos video dos Piano Guys (ADORO eles) É arte, é cinema. Não é a realidade.

Terceiro: Sol, luz e sombra. Se o evento vai ser durante o dia, garanta que os convidados e fornecedores tenham espaços de sombra para se abrigar com conforto. Árvores, lonas, ombrelones… tem solução para todo tipo de festa.
No meu caso específico, os músicos não podem em hipótese alguma ficar expostos ao sol forte nem à umidade. Os instrumentos são frágeis e estragam facilmente. Se o evento for no fim da tarde, é necessário pensar também na iluminação.
Já fui a casamento que atrasou, escureceu e, ao invés de um lindo casamento à meia luz do por-do-sol tivemos um casamento no escuro, com improvisos de luz para o celebrante, para foto e filmagem e para os e os músicos. Existem umas lanterninhas para as estantes das partituras e nós carregamos elas sempre conosco, independente da situação. Mas fica a recomendação: não deixe seus convidados e seus fornecedores no escuro.

Quarto e, por enquanto, último: plano B. Tenha um e execute se for necessário. Não teime com o seu organizador, não teime om as condições climáticas. Eu tenho material para escrever um livro inteiro só de contos de tragédias que poderiam ter sido evitadas facilmente se o contratante desse ouvidos ao organizador.
Às vezes a gente sonha em casar debaixo da árvore, cantar parabéns com o pé na água, premiação dos melhores funcionários no meio da grama… faz um investimento enorme para conseguir o evento dos sonhos e põe tudo a perder por bobagem. Não dá pra teimar com a natureza. Ela é sempre mais poderosa que a nossa vontade.
Então, combine com seu organizador um plano B tão bom quanto o plano A e confie nele se ele disser que é necessário implementá-lo.

Ah, e o mais importante: não tem evento dos sonhos sem música ao vivo. Contrate a CAMERATA ACCORD e ofereça aos seus convidados momentos de encantamento 😉

** Foto da ArteImagem **

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